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「認証」Legalization

「認証」

そもそも「認証」とは

このホームページでご案内している「認証(legalization)」とは、日本で発行・作成された文書を外国で使用する場合に、事前処理として求めれられることがある手続きです。


認証の概略

例えば戸籍や登記簿など日本国内で正規に発行された証明書でも、日本国外では行政区分の違い、言語の問題などから、提出先がその真偽を判断しかねる場合もあります。そのような問題をできる限り軽減させるために発行者以外の第三者的機関がその文章の真正性(本物であるということ)を担保するのが「認証」ということができます。

認証が必要なケース

「認証」は提出先から要求されたときに必要となるものです。提出先からの要求で Legalization, Legalisation, Authentication, Attestation, Apostille などの用語がある場合はこの公的な「認証」を求めれられている可能性があります。

公的な「認証」の種類

外国向けの書類認証で行われる「認証」には、主に、
・公印確認+領事認証
・アポスティーユ
の2種類があります。

公印確認+領事認証

legalization

この方法は、日本の外務省が戸籍などの公文書の公印が本物であるとの確認を行い(公印確認)、駐日公館の担当領事が日本国外務省の公印確認の署名が本物であるとの確認を行う(領事認証)ものです。

ここで駐日公館とは具体的には東京の大使館領事部、各地の総領事館などです。

アポスティーユ

legalization

この方法は、日本の外務省が戸籍などの公文書の公印が本物であるとの確認を行うものです。

アポスティーユの方法で認証を受けた場合は、駐日公館での領事認証を取得する必要はありません。

備考

「アポスティーユ」と「公印確認」はともに外務省での手続きですが一つの書類について両方を同時に取得することはできません。また、「アポスティーユ」に対して「領事認証」を受けることは原則できません。

2つの「認証」の使い分け

ハーグ条約加盟国向け

ハーグ条約に加盟参加している国(地域) の場合は、アポスティーユによる認証方法を採用することができます。

また、ハーグ条約に加盟参加している国(地域) の場合でも、一部の書類について例外的に「公印確認+領事認証」の方法で処理をする場合があります。

ハーグ条約に加盟参加している国(地域)

ハーグ条約非加盟国向け

ハーグ条約に加盟参加していない国(地域) 向けの書類認証では、アポスティーユは取得できませんので、公的な認証を要求されている場合は、「公印確認+領事認証」の方法で処理をすることになります。

ハーグ条約に加盟参加していない国(地域)

行政書士などによる「認証」

また、行政書士や会計士など一定の資格を有するものによる確認・書類作成を「認証」と呼ぶ場合もあります。ここでの「認証」は Legalization などの一般語訳として使用しており、日本国内の法令用語という意味ではありません。

行政書士は、行政書士法に基づく国家資格者で、業として権利義務や事実証明の書類を作成することができます。この規定に基づき、当事務所では、権利義務および事実証明に関する各種書類の作成を行っております。

「公証」について (「公証」と「認証」の違い)

「認証」と似ていて混同されるものに「公証」(notarization)があります。

外国向け書類の事前処理における「公証」は、通常、公証人役場において公証人が私文書である書類の作成者の署名を確認する方法により行われます。この手続きにより書類全体が「公印」のある公文書になり「認証」が受けられる状態になります。私文書である委任状や翻訳文書などに「認証」を受ける場合は、この「公証」が前処理として必須の作業となります。

公証と認証の違い

日本の法令の中には用語として“公証”と“認証”を区別することなく使っているものもありますが、書類を外国で使用する前処理のための「公証(notarization)」と「認証(legalization)」は異なる手続きです。「公証」は私文書に対して行われるのに対して、「認証」(legalization)は公文書に対して行われます。

「公証」のみで国外に書類を提出することは理屈的には可能ですが、多くの場合は「認証」までの処理をして先方に提出します。

なお、一部の駐日公館の領事部では領事サービスとして公証を行っており、その場合は領事が公証人を兼ねますので「公証」と「認証」が同時に取得できるような書式になります。

「法定翻訳」などの制度と「認証」について

一部の国では法定翻訳、登録翻訳者などの制度がある場合がありますが、日本ではそれに該当する制度はみあたりません。

アポスティーユ」や「領事認証」は書類の真正性を担保するもので、翻訳の正確性を担保するものではありません。従って、厳密には法定翻訳などの代替となるものではありません。

しかし、日本での実務では、公証人役場で翻訳者本人が宣言書などにより訳の正確性を宣言し最終的に「アポスティーユ」もしくは「領事認証」までつなげることで法定翻訳の代替とするような扱いがとられており、多くの国ではこのような書式の書類が受け付けられているようです。

但し、ルクセンブルグなど一部の国では本国と同等もしくはそれに近い形での処理を行っている場合がありますのでご注意下さい。

「認証」とは

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◎「アポスティーユ」
○「公印確認」+「領事認証」
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×「アポスティーユ」
◎「公印確認」+「領事認証」
◎原則、○場合によって、×100%不可

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