学校の各種証明書の認証、
ご依頼下さい！

学校の証明書の認証についてよくお問い合わせ頂く事項

学校の証明書に対する“公証”について

一部の国では学校の証明書に対して「公証」を受けることにより有効となるとしている国があるようですが、日本では公的な学校が発行した証明書は公証手続きを経ることなく有効です。

当事務所には“○○国で提出するので、学校の証明書に対して「公証」を取得したい”というお問い合わせを頂くことがありますが、多くの場合は制度の違いによる誤解が原因となっていると思われます。

また、国による制度の違い以外に、用語の混乱・混同などが原因となって本来「認証/legalization」が必要なところ「公証/notarization」が必要であるとお問い合わせを頂くケースが非常に多くあります。法令の中にもこの２つの用語を区別することなく使用しているものもあり、この２つの用語は非常に頻繁によく混同・混乱して使われていますが、外国向けの書類認証業務において「公証/notarization」手続きと「認証/legalization」手続きは厳密には別ものです。

提出先から「公証」を求められた場合は、【甲】制度の違いからの誤解か、【乙】特殊なケースで本当に「公証/notarization」を求められているのか、【丙】「認証/legalization」の意味で手続きを求めているのか、【丁】日本の諸制度を熟知し「認証/legalization」を取得する前処理として「公証」の取得をアドバイスしているのか、などを明確にすることをお勧めいたします。なお、【乙】の場合は公証人が何を証明する必要があるのかを明確にする必要があります。但し、公証人は証明書の記載内容（成績や卒業したという事実）が正しい、証明書が有効であるなどの証明はできません。

ところで後述のとおり日本の外務省は独立行政法人化された機関（例えば旧国立大学）が発行する書類に対してはアポスティーユによる認証は行っておりません。アポスティーユによる認証以外の方法で認証が可能な場合はその方法を採る場合がありますが、提出先がアポスティーユに拘っている、他に方法がないなどの場合には、公証の制度を利用してアポスティーユ認証につなげることになります。

“文部省”の認証について

一部の国では学校の監督官庁の文部省のような機関が各学校が発行した証明書の「認証」を行うことにより証明書が有効となるような制度の国があるようです。しかしながら、日本では公的な学校が発行した証明書を文部科学省・教育委員会などが「認証」をするという制度にはなっていません。

日本では外国向けの書類認証は書類が学校の証明書でも文部科学省を経由することなく外務省が直接行っています。

また、各学校が発行した証明書の内容が正しいとの「文科省の認証」を取得するように言われたとのお問い合わせを頂くことがありますが、仮に文科省が監督する立場の官庁であるとしても、文部科学省は通常在校生・卒業生個々人の成績などを把握しているわけではありませんので、文部科学省がその証明書の内容が正しいというような「認証」をすることはありません。

私立大学の証明書に対する認証について
（独立行政法人化した旧国公立大学を含む）

外務省のＨＰ（旧版）に 『証明を受けようとする書類が公文書であることが前提となりますが、私文書であっても公証役場において公証人の認証を受けたもので、その公証人の所属する(地方)法務局長による公証人押印証明があれば、外務省の認証を受けることができます』、また、『独立行政法人化後に発行された旧国立大学（付属機関を含む。）の卒業証明書、学位記、成績証明書及び旧国立病院の健康診断書については、アポスティーユの対象とはなりませんのでご注意ください。なお、独立行政法人化後に発行された書類については、アポスティーユ証明の代わりに公印確認証明を受けることは可能です』という記載がありました。（２０１２年４月２０日確認）

これに関連して当事務所によく頂くお問い合わせで“独法化した大学の書類は私文書なので公証の代理・代行をしてください”というものがありますが、外務省ＨＰの説明は「独立行政法人化された旧国立大学が発行する文書は私文書なので認証を取得するには必ず公証手続きが必要である」という趣旨ではありません。

外務省のＨＰから読み取る必要があることは、
（松）独立行政法人が発行した書類は、アポスティーユ証明は取得できないが、公印確認証明は可能なので、駐日公館の領事認証につなげる方法がある
（竹）独立行政法人が発行した書類に公証を受け法務局長による公証人押印証明を受ければアポスティーユ認証につなげることができる
（梅）翻訳書類は私文書なのでそれに外務省の認証を受けるためには必ず公証の手続きを経る必要がある
ということです。

別の見方をすると、

【鶴】外務省の認証には「アポスティーユ」と「公印確認」の２種類があり、独立行政法人が発行した書類には「アポスティーユ」はできないが「公印確認」は可能であるので、書類の提出先がハーグ条約加盟国であっても駐日公館が領事認証に対応しているのであれば「公印確認」を取得して領事認証につなげる方法がある

【亀】提出先が「アポスティーユ」に限定して要求している、駐日公館が認証業務を行っていないなどの場合は、公証役場で手続きをし文書を公文書にすることによって「アポスティーユ」認証を取得する方法がある

ということになり、いずれも実務的によく採用されている方法です。（但し、翻訳が絡む場合は状況が更に複雑になる場合があります。）

なお、この説明は独立行政法人化した学校に関係するものですので、独立行政法人化していない○○市立中学校や○○県立高等学校など国公立の学校が発行する証明書については公証を経ることなくアポスティーユ認証が直接取得できます。

学校の証明書の認証、是非、ご依頼下さい！

お手続き代理・代行

外国の査証（ビザ）申請時などに要求される『「成績証明書」の認証』『「卒業証明書」の認証』などのお手続きの代理・代行を承っております。

証明書に認証（アポスティーユ・領事認証）を緊急に確実に取得したい、認証の手続きまで微妙に手が回らない、認証（アポスティーユ・領事認証）の取得方法がよく分からないなどという場合に、是非、ご利用下さい。

★★★重要なお願い★★★

私立学校（旧国立大学を含む）の証明書に関しては、ハーグ条約加盟国の場合の方が処理手続きが複雑になる場合があります！ 特にご本人が既に海外におられるというようなケースでは余裕を持ってご依頼下さい。

行政書士

行政書士は、各種入国管理手続きの取次ぎ、官公庁に提出する許認可等の申請届出書類の作成・手続代理などを業として行なっている国家資格者です。きっとお役に立てると思います。

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